Instrumentos de Gestión de Información Pública

El Programa de Gestión Documental es una serie de actividades de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documentada.

Conservación de documentos
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Actividades

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

– Sensibilización y toma de conciencia.
– Prevención y atención de desastres.
– Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
– Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
– Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
– Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
– Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).
– Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno).
– Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, Backus)

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Disposición final de los documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD y/o Tablas de Valoración de Documental TVD.

Actividades

Dentro del formato utilizado para la presentación de las Tablas de Retención Documental TRD 110.02.P04.F01, el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o sub serie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Imágenes digitalizadas, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos. La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la ciencia, la historia y la cultura. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

1. Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería válido conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.

2. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

✓ Recepción de transferencias secundarias.
✓ Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
✓ Conservación y preservación de los documentos.

3. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

✓ Aplicación de lo estipulado en la TRD y TVD
✓ Valoración avalada por el Comité Interno de Archivo.
✓ Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

4. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa guardar una muestra por año, de la serie determinada.

✓ Elección de métodos de conservación total y/o reproducción en otros medios.

La Contraloría Municipal de Ibagué, desempeña funciones públicas, y en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, y normas reglamentarias de la función archivística: Decreto 1083 de 2015 y Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental, determinando en el literal d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), como una herramienta que orienta la función archivística de la entidad para el periodo de vigencia de la presente administración 2022-2025. Este documento se realiza con base a la metodología diseñada por el Archivo General de la Nación, una vez realizado el análisis de la situación en la que se hallaba la entidad con relación a la función archivística en las administraciones anteriores, tomada como fuente para la elaboración del presente documento.

El Plan Institucional de Archivos de la Contraloría Municipal de Ibagué se desarrolla a través de un proceso dinámico, la planeación estratégica en armonización e integración con los planes, proyectos del nuevo marco estratégico establecido para el periodo 2022-2025, estableciendo así una ruta de trabajo bajo la constante de actualización y mejora continua, fijando metas medibles, cuantificables a corto, mediano y largo plazo, que asistan a los procesos de la administración pública, en lo relacionado con la Gestión Documental.

Bajo los principios de igualdad y transparencia, en la Contraloría Municipal de Ibagué, estamos comprometidos con la Gestión Documental, mediante la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación como parte integral del Sistema de Gestión Documental, contamos con el apoyo de un grupo humano interdisciplinario que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de nuestros actos y la atención oportuna a los requerimientos de la ciudadanía.

Matriz de Integración de Planes

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