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Contraloria Municipal de Ibagué
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Ultima actualizacion: 03 de Noviembre de 2017.

Glosario

Alcance de la auditoria: Toda auditoria debe definir con claridad y precisión los límites y la profundidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, áreas o temas de interés a auditar, de conformidad con los objetivos de la asignación de auditoría.

Archivo Permanente (A/P): Son los documentos que sirven de información para la auditoría, en él se consigna la normatividad interna y externa que rige al ente de control.

Archivo General (A/G): Son los documentos que soportan la organización, planificación y administración de la auditoría. En él se conserva la correspondencia, los informes de la entidad, entre otros.


Archivo Corriente (A/C): En este archivo, se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de la auditoría. Se organizan y referencian en concordancia con las tres fases de la auditoría, planeación, ejecución e informe.

Auditoría especial: Evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o trasversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado.

Auditoría exprés: Se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto requieren de evaluación inmediata y celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos.


Auditoría Gubernamental: Es un proceso sistemático que acorde con normas de auditoría del proceso auditor territorial compatibles con las generalmente aceptadas vigentes, evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría Territorial fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos.

Auditoría regular: Permite proferir un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la ejecución de un trabajo integral aplicando de manera simultánea y articulada los sistemas de control fiscal. 

Beneficios de control fiscal: Los beneficios del control fiscal son la forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Contraloría Territorial, por lo tanto se deberá cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal. Los mismos, se derivan de los pronunciamientos, observaciones, hallazgos, planes de mejoramiento y funciones de advertencia.

Conciso: Atributo de que debe cumplir un hallazgo. La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y ella consecuencia, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la. Contraloría Territorial.

Control de gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Control de legalidad: Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. 

Control excepcional: El control excepcional es la facultad Constitucional otorgada a la Contraloría General de la República para ejercer control fiscal en cualquiera de sus modalidades y acciones sobre cualquier organismo del nivel territorial, cuya competencia natural recae en el ente de control fiscal territorial, relevando a éste de su competencia sobre los asuntos materia del mismo; con el cumplimiento de los requisitos previstos por la ley, esto es, que sea requerido por las autoridades o personas legalmente autorizadas, precisando el asunto o materia sobre el cual debe recaer el control.

Control financiero: El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. 

Criterios de auditoría: Los criterios de auditoría son elementos fundamentales que deben ser considerados en el diseño de los programas de auditoría, los mismos se construyen de manera específica y acorde con los componentes, factores y variables que se pretendan evaluar. Los criterios de auditoría se definen como “el deber ser” de las actividades y prácticas administrativas de la gestión pública; se constituyen en las reglas y medidas sobre las cuales se comparan los resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos.

Daño: Se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una gestión antieconómica e ineficaz que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado.Economía: Que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Consiste en evaluar la adecuada adquisición y asignación de recursos financieros, humanos, físicos, técnicos y tecnológicos, entre otros, efectuada por el gestor fiscal. La gestión se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo la adquisición, mantenimiento, adecuación, captación y conservación de los mismos. 

Efectividad: Es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o población objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la Organización que lo produce.

Eficacia: Que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad. 

Eficiencia: Establecer que en un periodo determinado la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados. Evalúa la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos en iguales condiciones de calidad y oportunidad.

Equidad: Identifica los receptores de la acción económica y analiza la distribución de costos y beneficios entre los diferentes sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales.

Evaluación de control interno: Es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

Función de advertencia: La existencia y evidencia durante el proceso auditor, de graves riesgos que comprometan el patrimonio público en procesos u operaciones en ejecución, dará lugar a que las Contralorías Territoriales, sustenten y emitan funciones de advertencia a la administración del ente o asunto que se está auditando, con el fin de que éste tome medidas para evitar el menoscabo de los dineros públicos.

Hallazgo: El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada - SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados por la Contraloría Territorial, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).

Marcas de auditoría: Los procedimientos de auditoría efectuados se pueden indicar mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para los componentes y factores mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.  Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la elaboración del papel de trabajo para facilitar su ubicación.

Memorando de Asignación: Es un documento que contiene: Ente o asunto a Auditar, Designación del coordinador de la auditoria y del equipo Auditor, Modalidad, Componentes y factores a Auditar, Objetivos General y Específicos, Términos de referencia (duración, alcance), Vigencia o periodo a auditar,  Identificación de la vigencia del PGAT y Términos de aprobación del plan de trabajo. 

Mesas de trabajo: Las mesas de trabajo son espacios de diálogo y análisis periódicos que se desarrollan durante todo el proceso auditor, para compartir conocimiento e información, para interactuar y compartir técnicas y experiencias, con el propósito de obtener visión conjunta e integral del vigilado mediante la aplicación articulada y simultánea de técnicas y procedimientos, mejorando los canales de comunicación y validando en equipo el desarrollo y ejecución del trabajo realizado.

Normas personales – NAP: Relacionadas con las cualidades, calidades buen juicio y criterio del auditor, en la ejecución y desarrollo del trabajo, sus consideraciones en la evaluación, análisis, redacción y presentación del informe respectivo.

Normas relativas al trabajo – NRT: Incorporan y describen los postulados y criterios que guían el proceso de auditoría en sus fases de: planeación, ejecución e informe. Los auditores deben observar en su trabajo el cumplimiento de las fases y considerar los recursos disponibles con el ánimo de alcanzar los objetivos planteados para toda la auditoría.

Normas para la fase planeación – NAFP: Los procesos auditores deben estar planeados de manera adecuada, desde la misma formulación del plan general de auditoría territorial - PGAT, la elaboración del memorando de asignación, hasta el desarrollo y ejecución de cada actuación programada.

Objetivo: Atributo de que debe cumplir un hallazgo. Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.

Oportuno: Debe cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad.

Papeles de Trabajo: Son los registros efectuados por el auditor de la información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, al memorando de asignación, al plan de trabajo y programas de auditoría. Además respaldan el informe de auditoría; sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios, estos deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente.

Plan de trabajo: El plan de trabajo se considera como la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso. El propósito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, definir la estrategia de auditoría para las fases de ejecución e informe, proporcionar una base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoría.

Preciso: Atributo de que debe cumplir un hallazgo. Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. 

Proceso de Responsabilidad Fiscal: Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado.

Producto No Conforme: El producto no conforme se configura cuando se presenten una o más de las siguientes situaciones: (1) Incumplimiento parcial o total de los objetivos del Memorando de Asignación de Auditoria; (2) Falta de evidencia y soporte de los hallazgos; (3) Incumplimiento de las actividades y los resultados de las actividades descritas para cada una de las fases de planeación, ejecución e informe. Una vez identificado el Producto No Conforme se dejara evidencia de la detección de mismo y las acciones tomadas.

Programas de auditoría: El programa de auditoría es la guía del trabajo que va a realizar cada equipo auditor, en ellos se establecen los objetivos fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o ejecución. El propósito de los programas de auditoría es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente, lógica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluación de la efectividad de los controles y la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales con énfasis en la medición de la efectividad (resultados e impacto).

Referenciación: Referenciar en auditoría es identificar los papeles de trabajo utilizados. La referenciación debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboración del mismo, que de acuerdo con la norma de archivo se hace en lápiz rojo.

Responsabilidad Fiscal: La responsabilidad fiscal está integrada por: (1) Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza la gestión; (2) Un daño patrimonial al Estado; (3) Un nexo causal entre los dos nexos anteriores.

Riesgos institucionales: Es el reconocimiento de la existencia de áreas, procesos de mayor vulnerabilidad por fuentes internas o externas que puedan afectar el logro de los objetivos de los entes o asuntos a auditar. Los riesgos institucionales deben ser objeto de análisis a través de la matriz de Riesgo Fiscal por parte de los equipos de trabajo considerando sus causas, efectos e impacto, con el propósito de diseñar dentro de los programas de auditoría, procedimientos que permitan verificar la efectividad de los controles existentes que el ente auditado ha implementado y aplicado para mitigar los riesgos.

Revisión de cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. 
Soportado: Atributo de que debe cumplir un hallazgo.  Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. 

Valoración de Costos Ambientales: Cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

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